Heb jij ook tachtigduizend dingen aan je hoofd en voel jij je de laatste tijd overweldigd door alles wat je moet doen? Been there, done that. Tijd dus, om daar verandering in te brengen! In deze blog deel ik de beste tips om een effectieve planning te maken.
Chaos in jouw hoofd? Maak een planning!
Een tijdje geleden begon ik het steeds drukker te krijgen in mijn onderneming. Talloze klanten kwamen op mij af en wilden graag met mij samenwerken. Superleuk, maar meer klanten betekende natuurlijk ook meer to do’s. Het systeem dat ik al een jaar gebruikte, werkte niet meer goed. Het werd een grote chaos en hierdoor voelde ik mij continu opgejaagd.
Ik wist, dat er iets moest veranderen. Daarom besloot ik, om op onderzoek uit te gaan naar de beste planningsmethodes voor ondernemers. Hieronder vind je een overzicht van de beste tips, die ik al geprobeerd heb.
Zet doelen in een kwartaalplanning
Toen ik net was begonnen met mijn onderneming, schreef ik mijn doelen niet op. Ik wist in mijn hoofd wel, waar ik graag naartoe wilde werken, maar zette dit nooit op papier. Dit was een van de grootste fouten, die ik toen maakte. Waarom? Omdat het makkelijk is, om taken vooruit te schuiven, wanneer je geen concrete afspraken met jezelf hebt gemaakt.
Het hielp mij enorm, om mijn doelen op te schrijven, omdat ik na een tijdje kon reflecteren op het proces en de groei. Ik hield mezelf verantwoordelijk voor het behalen van mijn doelen en wist elke dag, waar mijn prioriteiten liggen. Hierdoor was er geen ruimte meer voor smoesjes. Sinds ik met doelen ben gaan werken, behaal ik ze makkelijker en loopt mijn bedrijf veel beter.
Een planning maken van jouw doelen
Zodra ik eenmaal weet, wat mijn doelen zijn, zet ik ze in een concrete planning in Excel. Ik deel de grote doelen op in subdoelen. Deze subdoelen verdeel ik vervolgens over het komende kwartaal. Hierdoor zorg ik elke week ervoor dat ik stappen zet, om mijn doelen te behalen.
Maak een weekplanning
Mijn kwartaaloverzicht biedt mij een overzicht over de grootste doelen en taken per week. Toch komen er dagelijks taken op mijn pad vanuit klanten of onverwachte ingevingen, die ik in eerste instantie niet heb meegenomen in mijn kwartaalplanning.
Dit is heel normaal en het leuke en spontane aan het ondernemerschap. Echter voelde het voor mij na een tijdje overweldigend en chaotisch zonder een goed overzicht. Daarom werk ik sinds kort met een uitgebreide weekplanner van Structuurjunkie.
Hier kan ik alle taken en afspraken die op mijn pad komen opschrijven, zodat ik ze niet vergeet. Deze methode werkt uitstekend voor mij en daarom deel ik hieronder graag mijn manier van plannen met je.
1. Rituelen en afspraken vastleggen
Het eerste wat ik op mijn planning zet, zijn alle rituelen en vaste afspraken. Velen vergeten tijdens het planning maken, om hun persoonlijke rituelen hierin op te nemen. Ritueel klinkt heel zweverig, I know, maar eigenlijk bedoel ik hiermee gewoon jouw dagelijkse gewoontes.
Ik neem ‘s ochtends graag de tijd, om op mijn gemak wakker te worden, te douchen en met mijn hond te wandelen. Dit is dus een ritueel dat in mijn tijdsplanning thuishoort. Zo ga ik ook elke middag wandelen met mijn hond en probeer ik ‘s avonds altijd zelf te koken. Allemaal rituelen die ik in mijn planning opneem.
Zodra mijn rituelen in de agenda staan, plaats ik alle afspraken op mijn planning. Dit zijn zowel afspraken met klanten, als afspraken met vrienden etc. Hierdoor zie ik in een oogopslag, hoe mijn week eruit ziet. Let op! Hierin neem ik ook reistijd mee. Een planning moet een zo realistisch beeld mogelijk geven.
2. Taken categoriseren
Zodra de basis staat, categoriseer ik mijn taken. Eerst schrijf ik alle taken op, die prioriteit hebben. Dit zijn ‘high prio’-taken waar een strenge deadline aan vast zit. Taken, die echt moeten gebeuren.
Daarnaast heb ik een categorie, die ‘Klanten’ heet. Hier zet ik taken, waar ik aan moet denken m.b.t. een samenwerking, maar die geen haast hebben.
Iedere ondernemer weet, dat je ook tijd moet maken om AAN jouw bedrijf te werken. Daarom heb ik een categorie, die ‘Business’ heet. Hier zet ik alle taken, die de groei van mijn bedrijf bevorderen. In deze categorie plaats ik ook de taken uit mijn kwartaalplanning.
‘Low prio’-taken is de vierde categorie, die ik toepas. Hier zet ik kleine taken, die wel in mijn achterhoofd zitten, maar die van alle taken de laagste prioriteit hebben. Meestal neem ik een keer in de zoveel weken de tijd, om het lijstje met ‘low prio’-taken weg te werken. Het mooie aan de planner van Structuurjunkie is, dat je jouw taken op deze wijze makkelijk kunt categoriseren.
3. Taken plaatsen
Toen ik begon met plannen maakte ik eerst de fout, om aan het begin van de week alle taken in mijn planning te plaatsen. Als een taak dan iets langer duurde dan verwacht en ik andere taken daardoor niet kon afvinken, voelde ik frustratie. Daarom werk ik sinds kort met het volgende systeem:
Elke ochtend bekijk ik, hoeveel uren er beschikbaar zijn voor het uitvoeren van taken. Eerst plaats ik de ‘high prio’-taken in mijn planning. Zodra ik deze taken heb weggewerkt, werk ik aan taken uit de categorie ‘klanten’ of ‘business’, afhankelijk van wat er op dat moment belangrijker is. Pas wanneer al die taken zijn afgerond, ga ik over op de ‘low prio’-taken.
Dit systeem werkt super voor mij. Heel de week vol plannen zorgt bij mij voor een overweldigend gevoel, omdat ik dan niet meer intuïtief kan ondernemen. Aangezien ik een echte gevoelsmens ben, werkt deze tussenweg tussen planning en keuzevrijheid het best.
4. Gebruik kleuren
Plannen wordt een stuk leuker met een beetje kleur. Daarnaast geeft het je meer overzicht. Gebruik daarom kleuren voor de verschillende items in jouw planning. Ik heb voor de volgende items in mijn planning verschillende kleuren:
- Afspraken met klanten
- Privé-afspraken
- Taken
- Reistijd
- Rituelen
Dromen & reflecteren
Naast deze ‘harde’ technieken om te plannen, vind ik het belangrijk, om wekelijks stil te staan bij mijn dromen voor de week. Daarom schrijf ik aan het begin van mijn week mijn dromen en doelen op. Dit geeft mij de motivatie, om aan de slag te gaan!
Op het einde van de week kijk ik terug op mijn dromen/doelen en reflecteer ik. Ik reflecteer over waar ik trots op ben, wat beter had kunnen gaan en wat de komende week mij zou kunnen brengen.
Als ondernemer heb je niemand, die jou bevestiging geeft. Daarom zorg ik ervoor, om mezelf elke week deze bevestiging te geven en pak ik hier bewust een moment voor.
Succes met jouw planning!
Hopelijk helpen deze tips je, om aan de slag te gaan met het plannen van jouw week. Mij hebben ze enorm geholpen, om meer rust in mijn hoofd te krijgen. Daarnaast ben ik veel productiever geworden! Win-win!
Heb jij al een weekplanning? Hoe ziet die eruit?
*Deze blog bevat affiliate links. Dit betekent dat als je via mijn blog doorklikt naar een van de door mij benoemde producten, ik een kleine commissie van de verkoper ontvang. Dit kost jou niks extra, maar zorgt ervoor dat ik deze blogs kan blijven schrijven. 🙂
